دستورالعمل حفاظت اسناد و اطلاعات

دستورالعمل حفاظت اسناد و اطلاعات

 

تعریف اسناد و اطلاعات: هر نوع داده از جمله صوت، تصویر، فیلم، نوشته، نشانه، نقشه و اعداد که به صورت نرم‌افزاری یا با هر وسیله دیگری ثبت و ذخیره گردد.

 

نکات حفاظتی

1.      کلیه پرسنل موظف­ اند در حفظ و نگه­داری اسناد و اطلاعات مجموعه اعم از محرمانه و غیر محرمانه کوشا باشند.

2.      کارکنان بایستی در هنگام خروج از مجموعه کلیه اسناد و اطلاعات کاری را از دسترس خارج نمایند.

3.      کلیه کارکنان بایستی در هنگام ترک میز کار خورد حتی برای چند دقیقه، کامپیوتر خود را به حالت غیر فعال در بیاورند.

4.      در استفاده از فضای مجازی و وسایل ارتباطی نهایت دقت اعمال شود.

5.      در پایان کار اداری باید درب کمدها و فایل ها قفل شود. از تکثیر کلید و یا واگذاری آن به افراد فاقد سمت اجتناب شود و در صورت مفقود شدن هر یک از کلیدها، قفل آن بی‌درنگ تعویض گردد.

 

وظایف مدیران در زمینه حفاظت اسناد و اطلاعات

1.      به صورت نوبه‌ای یا حداقل یک نوبت در سال از اقدامات تأمینی در جهت حفظ اسناد، اطلاعات و مدارک بازرسی نموده و از نتیجه کار، گزارش تهیه شود.

2.      در صورت تخریب، ربوده شدن، مفقود یا معدوم شدن اسناد و اطلاعات، مدیر مربوطه موظف است تحقیق لازم را انجام دهد و متخلف یا متخلفان را معرفی نماید.

3.      مدیر می­ بایست بر نحوه عملکرد کارکنان نظارت نموده و آنان را در زمینه اهمیت حفاظت اسناد و اطلاعات توجیه نماید.