دستورالعمل جلسات

دستورالعمل جلسات (به منظور ایجاد بهره­ وری و احترام به دیگران)

قبل از جلسه

1.      هدف از تشکیل جلسه و موضوعات مورد بحث در جلسه، مشخص باشد.

2.      در خصوص موضوعات مورد بحث، اعضاء می­ بایست آمادگی لازم را داشته و اسناد مربوطه را به همراه بیاورند.

3.      ساعت ابتدا و انتهای جلسه برای همه اعضاء مشخص باشد.

4.      به منظور مدیریت جلسه و جلوگیری از اتلاف، جلسه باید دبیر داشته باشد.

5.      امور شخصی شامل (نماز خواندن، صرف غذا، دستشویی، تلفن، ...) قبل از جلسه انجام شود.

6.       کلیه امور کاری و خانوادگی، قبل از جلسه انجام شود تا در ساعت جلسه، تماس و مراجعه ه­ای نباشد.

7.      مکان جلسه مشخص باشد و تدارک لازم در خصوص میز و صندلی و پذیرایی، ... انجام گردد.

 

حین جلسه

1.      به زمان شروع و پایان جلسه مقید باشیم (حتی در صورت تأخیر افراد، جلسه در زمان اعلام شده شروع شود).

2.      موبایل، خاموش و یا بی­ صدا باشد و روی میز نباشد.

3.      اعضای جلسه باید حضور فیزیکی و فکری کامل داشته باشند.

4.      اعضای جلسه به همراه خود، برگه یادداشت و خودکار داشته باشند.

5.      اعضای جلسه، در حین جلسه نباید سرباز باشند، بلکه باید دانشمند باشند و پیشنهادات و نظرات خود را ارائه کنند.

6.       از صحبت در موارد غیر مربوط به جلسه(سیاسی، ورزشی، خاطرات،....) خودداری شود.

7.      در جلسه، جهت ایجاد همدلی، به دفعات صلوات فرستاده شود.

8.      صورت جلسه، تهیه شود و به اعضاء ارائه گردد.

 

بعد از جلسه

1.      به محض اتمام جلسه، به تلفن و یا مراجعه­ کنندگان در طی جلسه پاسخ داده شود.

2.      درخصوص موضوعات مورد بحث و مصوبات جلسه، رازداری کامل باشد.

3.      در جهت اجرای مصوبات جلسه، اعضای جلسه فقط سرباز باشند.

4.      در جهت اجرای مصوبات جلسه، برنامه­ ریزی، پیگیری و تلاش شود.